Karenssi tarkoittaa asiakkaan poissaollessa tehtävää vähennystä, joka voidaan kohdistaa lähtöpäivälle, poissaolopäiville ja tulopäivälle. Eniten käytetään sopimustuotteiden sopimuskohtaisia karensseja, jotka asetetaan Laskutus-välilehdeltä palvelusopimuksen näytä hinnaston kautta (2.2).  Karenssin voi asettaa myös Laskutus-välilehden Hinnasto-osiossa (1). On myös mahdollista luoda niin sanottuja oletuskarensseja, jotka asetetaan tuotteille suoraan (2.1).

Karenssisääntöjen määräävyys

Ohjelma katsoo aina voimassaolevan karenssin tuotteelle ensin Hinnastosta, jos täällä ei ole määritetty karenssia niin seuraavaksi ohjelma katsoo karenssin Tuotteet-osiosta eli tuotekohtaisen karenssin. Yksikkötuotteilla tämä on ylin taso katsoa karensseja. Jos sopimustuotteelle ei löydy karenssi Hinnasto- tai Tuotteet-osiosta niin ohjelma hakee karenssin tuotteeseen kytketyn sopimuksen takaa. 

Eli lyhykäisyydessään karenssien määräävyys toimii seuraavassa järjestyksessä: 1. Hinnasto -> 2. Tuotteet -> 3. Sopimukset.

1. YKSITTÄISEN TUOTTEEN KARENSSIN MÄÄRITTÄMINEN

Yksittäisten tuotteiden, olivat ne yksikkö- tai sopimustuotteita, karenssi määritellään Hinnasto-osiossa kunkin tuotteen alta niille määritellyn sopimuksen / yksikön kohdalta painamalla sinistä kynä-painikette. Tämä on varmin tapa asettaa karenssi tuotteelle, eikä ohjelma käytä silloin oletuskarenssia.

a) Avaa puuvalikosta haluamasi tuote ja tuotteen alta se yksikkö tai sopimus johon liittyen haluat muokata karenssisääntöjä. Paina sitten sinistä kynä-painiketta.

b) Avautuu uusi näkymä, jossa näet tuotteeseen liittyvät tiedot. Pääset muokkaamaan voimassaolevaa karenssisääntöä painamalla Muokkaa kenttiä -painiketta. Voimassaolevat laskutussäännöt (joiden alla karenssisäännötkin ovat) on aina esitetty sinisellä taustalla.

c) Paina Muokkaa karenssia -painiketta päästäksesi muokkaamaan tuotteeseen liittyviä karenssisääntöjä.

2. OLETUSKARENSSIN MÄÄRITTÄMINEN

Oletuskarensseja on kahdenlaisia: Tuotekohtaisia ja sopimuskohtaisia. Yksikkötuotteille tuotekohtainen karenssi on korkein mahdollinen karenssin määräävyys, mutta sopimustuotteilla tuotekohtaisen yläpuolella on vielä sopimuksen alle määritellyt karenssit. Jos tuotekohtaista karenssia ei ole määritetty, hakee ohjelma sopimustuotteiden tapauksessa oletuskarenssia tuotteeseen kytketyn sopimuksen takaa. Yksikkötuotteissa vastaavassa tapauksessa karenssia ei ole ollenkaan. 

2.1 TUOTEKOHTAINEN KARENSSI

Tuotekohtainen oletuskarenssi määritellään Tuotteet-osiossa.

a) Valitse haluamasi tuote ja paina tuotteen oikeassa alakulmassa olevaa Muokkaa-painiketta.

b) Muokkaa karensseja painamalla Karenssi-painiketta.

2.2 SOPIMUSKOHTAINEN KARENSSI

Sopimustuotteiden sopimuskohtainen oletuskarenssi asetetaan niihin kytketyn sopimuksen takaa Sopimukset-osiosta.

a) Valitse sopimus jonka karenssisääntöjä haluat muokata.

b) Rullaa vaaka- ja pystysuunnassa sopimuksen oikeaan alakulmaan. 

c) Paina Muokkaa-nappia muokataksesi sopimusta.

d) Rullaa sopimuksen vasempaan alalaitaan.

e) Muokkaa päivätuotteiden karenssia -painikkeella pääset muokkaamaan vuorokausihinnoiteltujen tuotteiden tähän sopimukseen liittyvää oletuskarenssia.

f) Muokkaa kuukausituotteiden karenssia -painikkeella pääse muokkaamaan kuukausihinnoiteltujen tuotteiden tähän sopimukseen liittyvää oletuskarenssia.

3 KARENSSISÄÄNTÖJEN MUOKKAAMINEN

Sekä yksittäisten tuotteiden että oletuskarenssien sääntöjen muokkaus avaa lähes identtisen karenssisääntöjen muokkausikkunan. Ainoa ero on, että yksittäisten tuotteiden karenssisääntöjen muokkausikkunan alalaidassa on mahdollisuus valita täppä kohtaan Käytä tuotteen / sopimuksen oletuskarenssia. Karenssisääntöjä voi olla kahdenlaisia pohjautuen tuotteiden hinnoitteluperustaan eli tuote voidaan hinnoitella joko kuukausi- tai vuorokausihintaiseksi. 

3.1 KUUKAUSIHINTAINEN TUOTE

Kuukausi- ja vuorokausihintaisen tuotteen ero on käytännössä, että kuukausipohjaisesti hinnoiteltua tuotetta käytetään haluttaessa ohjelman laskevan vaikkapa vuokran automaattisesti oikein asiakkuuden alkaessa kesken kuukautta. Esimerkiksi 15.1. tullut asiakas maksaa vaikkapa ensimmäisen kuukauden vuokransa seuraavan kaavan mukaan: (kk-hinta x kuukausia vuodessa / päiviä vuodessa) x päiviä kuukaudessa jäljellä asikkaan maksettavaksi vuokraa. Eli numeerisena esimerkkinä, kun asiakkaan kuukausivuokra 500 euroa, vuodessa on 12 kuukautta ja 365 päivää sekä asiakkaan täytyy maksaa vuokra 16 päivältä -> (500 euroa/kk x 12 kk / 365 päivää) x 16 päivää. Tässä esimerkissä on ns. karenssi asiakkuuden alkaessa, jolle voidaan antaa kaava. Myös asiakkuuden päättymiseen voidaan asettaa kaava. Kummankin kaava voidaan asettaa erikseen karenssisääntö-ikkunan välilehdillä. Vastaavan säännön voi asettaa muille poissaoloille Poissaolot-välilehdellä.

Poissaolot-välilehdellä määritellään ns. normaalien poissaolojen karenssisääntö. Normaalit poissaolot ovat sellaisia, mistä tehdään HILMO.

Normaalien poissaolojen hinta asetettuna kaavalla.

Normaalien poissaolojen hinta kiinteällä päivähinnalla.

Kuvan esimerkissä lähtöpäivä laskutetaan 100 %:sti, muut poissaolopäivät 0 %. Kuukausituotteen päivähinta lasketaan tässä kaavalla kk-hinta yhteensä x 12 / 365. Eli kuukausihinta kerrotaan 12 kuukaudella ja jaetaan päivien lukumäärällä vuodessa. Poissaolot vähennetään kuukausihinnasta yllä olevalla kaavalla lasketun päivähinnan mukaan, koska Hyvitä poissaolot -täppä on päällä. Jos olisi Laskuta paikallaolot -täppä olisi sen sijaan päällä niin tulisi eri summa. Molemmat tavat ovat käytössä asiakkaillamme.

Asiakkuuden alkaessa hinta voidaan asettaa sekä kaavalla että kiinteällä päivähinnalla.

Kuvan esimerkissä asiakas tulee 10. tammikuuta palvelutaloon ja vuokraa maksetaan ainoastaan loppukuun päiviltä. Kuukausivuokra on 600 euroa. Tässä esimerkissä loppukuun hinta lasketaan kuukausikohtaisella päivähinnalla joka saadaan laskettua (kk-hinta x 1) / kk:n päivien lukumäärällä. Painamalla Päivitä esimerkit -nappia näet esimerkkilaskelmat eri mittaisista kuukausista antamallasi laskukaavalla laskettuna. Asiakas oli tullut taloon tammikuussa niin vuokra hänelle loppukuuksi on 425,81 euroa, jos laskutetaan loppukuu päivähinnalla.

Asiakkuuden päättyessä hinta voidaan asettaa sekä kaavalla että kiinteällä päivähinnalla.

Kuvan esimerkissä asiakkaan vuokra on 600 euroa / kk ja asiakas lähtee 10. huhtikuuta. Tässä tapauksessa loppukuun vuokra veloitetaan päivähinnalla ja lasketaan vuosittaisen päivähinnan kaavalla. Tämä tarkoittaa, että kaava on seuraavanlainen: kk-hinta x 12 kk / 365 päivää. Painamalla Päivitä esimerkit -nappia näet esimerkkilaskelmat eri mittaisista kuukausista antamallasi laskukaavalla laskettuna. Asiakas lähtee huhtikuussa niin vuokra hänelle alkukuun päivistä on 205,48 euroa, jos laskutetaan alkukuu päivähinnalla.

3.2 VUOROKAUSIHINTAINEN TUOTE

Vuorokausituotteille voidaan asettaa omanlaisensa karenssit esimerkiksi sairaalajaksoille ja henkilökohtaisille poissaoloille.

Kuvan esimerkissä lähtöpäivä ja 14 päivää laskutetaan normaalin poissaolon tapauksessa eli sairaalakäynneissä ensimmäiset 7 vrk 100 %, seuraavat 50 % ja sitten 0 %. Henkilökohtaisten poissaolojen eli niin sanottujen kotilomien tapauksessa 14 päivän jakso laskutetaan 100 %, jonka jälkeen 0 %.